Este tutorial le muestra cómo insertar tablas en Excel y sus ventajas. Tiene muchas características excelentes, como columnas calculadas, filas totales y referencias estructuradas. También aprenderá sobre las funciones y fórmulas de las tablas de Excel y aprenderá cómo convertir tablas en rangos y eliminar el formato de las tablas.
Las tablas son una de las características más poderosas de Excel, pero a menudo se pasan por alto o se subestiman. Puedes prescindir de una mesa hasta que encuentres una. Y me di cuenta de que me faltaba una gran herramienta que me ahorraría mucho tiempo y me haría la vida mucho más fácil.
Convertir sus datos en una tabla elimina la molestia de crear rangos con nombres dinámicos, actualizar referencias de fórmulas, copiar fórmulas entre columnas y formatear, filtrar y ordenar sus datos. Microsoft Excel maneja todo esto automáticamente.
¿Qué es una tabla de Excel?
Las tablas de Excel son objetos con nombre cuyo contenido se puede gestionar independientemente del resto de datos de la hoja de cálculo. Las tablas se introdujeron en Excel 2007 como una mejora de la funcionalidad de lista en Excel 2003 y están disponibles en todas las versiones posteriores de Excel desde 2010 hasta 365.
Las tablas de Excel vienen con varias funciones para analizar y administrar sus datos de manera eficiente, incluidas columnas calculadas, filas totales, opciones de filtrado y clasificación automáticas y expansión automática de tablas.
Una tabla normalmente contiene datos relacionados ingresados en un conjunto de filas y columnas, pero también puede constar de una sola fila o columna. La siguiente captura de pantalla muestra la diferencia entre rangos y tablas comunes.
Nota. No confunda las tablas de Excel con las tablas de datos, que forman parte de conjuntos de análisis hipotéticos y pueden calcular múltiples resultados.
Cómo crear una tabla en Excel
Cuando ingresa datos relacionados en una hoja de cálculo, puede llamarlos “hoja”, pero esto es técnicamente incorrecto. Para convertir un rango de celdas en una tabla, debe formatear explícitamente las celdas. Como suele ocurrir con Excel, hay varias formas de lograr lo mismo.
Tres formas de crear tablas en Excel
Para insertar una tabla en Excel, organice sus datos en filas y columnas, haga clic en cualquier celda individual de su conjunto de datos y realice una de las siguientes acciones:
- pestañas En un grupo, cuadro. Esto insertará una tabla con estilos predeterminados.
- pestañas En el grupo, haga clic en . Establecer en formato tabularHaga clic y seleccione un estilo de tabla predefinido.
- Si prefiere utilizar el teclado en lugar del mouse, la forma más rápida de crear una tabla es Atajos de tabla de Excel:Ctrl+T
Independientemente del método que elija, Microsoft Excel selecciona automáticamente todo el bloque de celdas. Asegúrese de que el rango esté seleccionado correctamente, marque o desmarque la opción “La tabla tiene encabezados” y luego haga clic en Aceptar.
El resultado es una tabla con el formato correcto en la hoja de cálculo. A primera vista, parece un osciloscopio normal con un botón de filtro en la fila del encabezado, pero en realidad hay más que eso.
Nota:
- Si desea administrar varios conjuntos de datos independientes, puede crear varias tablas dentro de una sola tabla.
- Los libros compartidos no admiten la funcionalidad de tabla. Por lo tanto, no puede insertar tablas en archivos compartidos.
Las 10 funciones más útiles de las hojas de cálculo de Excel
Como ya se mencionó, las tablas de Excel tienen muchas ventajas sobre los rangos de datos clásicos. ¿Por qué no aprovechar las excelentes funciones disponibles con solo un clic?
1. Opciones integradas de clasificación y filtrado
Ordenar y filtrar datos en una hoja de cálculo normalmente requiere varios pasos. En las tablas, las flechas de filtro se agregan automáticamente a la fila del encabezado, lo que le permite usar una variedad de filtros numéricos y de texto, ordenar en orden ascendente o descendente, por color y crear órdenes de clasificación personalizados.
Si no planea filtrar u ordenar sus datos, puede hacerlo fácilmente. Ocultar flecha de filtro Pestaña > Vaya a Grupo y desmárquelo. botón de filtro caja.
También puede utilizar el método abreviado Shift+Ctrl+L para mostrar u ocultar las flechas de filtro.
Además, a partir de Excel 2013, puede crear segmentaciones para filtrar datos de tablas de forma rápida y sencilla.
2. Los encabezados de las columnas aparecen al desplazarse
Si utiliza una tabla grande que no cabe en la pantalla, la fila del encabezado seguirá siendo visible incluso si se desplaza hacia abajo. Si eso no funciona, asegúrese de seleccionar una celda en la tabla antes de desplazarse.
3. Formateo sencillo (formato de tabla de Excel)
La tabla recién creada tiene formato con líneas rayadas, bordes, sombreados, etc. Si no le gusta el formato de tabla predeterminado, puede cambiarlo fácilmente eligiendo entre más de 50 estilos predefinidos en la biblioteca de estilos de tabla del sitio. diseño etiqueta.
Además de cambiar el estilo de la tabla, las pestañas también le permiten habilitar o deshabilitar los siguientes elementos de la tabla:
- línea de título – Encabezados de columna que permanecen visibles cuando se muestran los datos de la tabla de desplazamiento.
- Número total de líneas – Agregue una fila total al final de la tabla con muchas funciones predefinidas para seleccionar tablas.
- columna de tira Y columna de cinta – Alternar los colores de filas o columnas.
- columna 1 Y última columna – Formato especial para mostrar la primera y última columna de la tabla.
- botón de filtro – Mostrar u ocultar la flecha de filtro en la fila del encabezado.
La siguiente captura de pantalla muestra las opciones de estilo de tabla predeterminadas.
Consejos de estilo de mesa:
- Si una pestaña desaparece de su libro, simplemente haga clic en cualquier celda de la tabla para que vuelva a aparecer.
- Para establecer un estilo como estilo de tabla predeterminado para su libro, haga clic derecho en el estilo en la galería Estilos de tabla de Excel y luego definir por defecto.
- llegada Quitar formato de tabla pestañas En el grupo, abajo a la derecha. Haga clic en el botón y claro Debajo de la miniatura del estilo de la tabla. Para obtener más información, consulte Cómo borrar el formato de tabla en Excel.
Para obtener más información, consulte Cómo utilizar estilos de tabla de Excel.
4. Expanda automáticamente la tabla para incluir nuevos datos.
Agregar filas o columnas a una hoja de cálculo generalmente requiere más formato y reformateo. Este no es el caso si organiza sus datos en tablas. Cuando escribe algo al lado de una tabla, Excel asume que está agregando una nueva entrada a la tabla y la expande para incluir esa entrada.
Como puedas Como puede ver en la captura de pantalla anterior, el formato de la tabla se ajusta para adaptarse a las filas y columnas recién agregadas, y el sombreado de fila alternativo (líneas rayadas) permanece sin cambios. Pero no sólo se han mejorado los formatos de las tablas; Las funciones de tabla y las fórmulas también funcionan con datos nuevos.
Esto significa que cada vez que dibuja una tabla en Excel, esencialmente se convierte en una “tabla dinámica” y, similar a un rango dinámico con nombre, se expande automáticamente para aceptar nuevos valores.
llegada Deshacer extensión de tablaen la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en el botón o presione Ctrl+Z como de costumbre para deshacer los últimos cambios.
5. Total rápido (línea total)
Para resumir rápidamente los datos en una tabla, muestre una fila total al final de la tabla y seleccione la función deseada de la lista desplegable.
Para agregar una fila total a la tabla, haga clic derecho en cualquier celda de la tabla, Apunta hacia linea total.
O Pestaña > Ir al grupo, Elegir. Número total de líneas caja:
En ambos casos, la línea de totales aparece al final de la tabla. Seleccione la función deseada para cada celda en la fila de totales y la fórmula correspondiente se ingresará automáticamente en la celda.
Consejos para la oficina central:
- Las funciones de tabla en Excel no se limitan a las funciones de tabla de lista desplegable. Puede ingresar cualquier función en la lista desplegable Puede agregar celdas para la fila total haciendo clic o ingresando una fórmula directamente en la celda.
- Solo los valores de la función SUBTOTAL se calculan con el total de inserciones de filas celda visible Deje las celdas ocultas (filtradas). Si desea sumar los datos en filas visibles y ocultas, ingrese manualmente la fórmula adecuada, como SUMA, CONTEO o PROMEDIO.
6. Calcule fácilmente los datos de la tabla (columnas calculadas)
Otra gran ventaja de las tablas de Excel es que puedes calcular columnas enteras ingresando fórmulas en una sola celda.
Por ejemplo, para crear una columna calculada en la tabla de muestra, ingrese la fórmula promedio en la celda E2.
Una vez que hace clic en , la fórmula se copia inmediatamente a las otras celdas de la columna y se ajusta adecuadamente para cada fila de la tabla.
Consejos sobre columnas calculadas:
- Si la columna calculada no se crea en su tabla, verifique lo siguiente: Cree una columna calculada ingresando una fórmula en la tabla Esta opción ya está abierta en Excel. Controlar, , y en el panel izquierdo, haga clic Seleccionar Haga clic en el botón y Cambiar a pestaña.
- Ingresar una fórmula en una celda que ya contiene datos no crea una columna calculada. En este caso (como se muestra en la captura de pantalla a continuación) Aparece un botón que le permite sobrescribir todos los datos de la columna para crear una columna calculada.
- Puede restaurar inmediatamente la columna calculada haciendo clic en . Restaurar columna calculada en las opciones de Autocorrección o en la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en el botón.
7. Expresiones fáciles de entender (ver estructuración)
La ventaja obvia de las tablas es que permiten crear fórmulas dinámicas y legibles. referencias estructuradasutilice nombres de tablas y columnas en lugar de direcciones de celda normales.
Por ejemplo, la siguiente fórmula promedia todos los valores de las columnas de enero a marzo en Sales_table.
=AVERAGE(Sales_table : ])
Las ventajas de las citas estructuradas son, por un lado, que se crean automáticamente mediante Excel sin necesidad de aprender ninguna sintaxis particular y, por otro lado, se crean automáticamente cuando se agregan o eliminan datos de una pintura. sobre porque será ajustado. Actualizar referencias manualmente.
Para obtener más información, consulte Referencias estructuradas en tablas de Excel.
8. Selecciona datos con un solo clic
Puede seleccionar celdas y rangos en la tabla usando el mouse como de costumbre. También puede seleccionar filas y columnas de la tabla haciendo clic en ellas.
9. Gráfico dinámico
Cuando crea un gráfico basado en una tabla, el gráfico se actualiza automáticamente cuando cambia los datos de la tabla. Cuando se agregan nuevas filas o columnas a la tabla, el gráfico se expande dinámicamente para acomodar los nuevos datos. Si elimina algunos datos de una tabla, Excel elimina inmediatamente esos datos del gráfico. Ajustar automáticamente el rango de origen de un gráfico es una característica muy útil cuando se trabaja con conjuntos de datos que aumentan o disminuyen con frecuencia.
10. Imprima solo el formulario
Si solo desea imprimir la tabla e ignorar el resto del contenido de la hoja de cálculo, seleccione las ventas en la tabla y presione Ctrl+P o haga clic en Archivo > Imprimir.ce Imprimir tabla seleccionada Las opciones se seleccionan automáticamente sin que usted tenga que ajustar la configuración de impresión.
Cómo gestionar datos en tablas de Excel
Ahora que sabes cómo crear tablas en Excel y utilizar sus funciones principales, te animamos a que te tomes unos minutos para descubrir más consejos y trucos útiles.
Cómo convertir una tabla a un rango
Si desea eliminar una tabla sin perder sus datos o formato, utilice Pestaña > Ir al grupo, convertir a rango.
También puede hacer clic derecho en cualquier lugar de la tabla y seleccionar Tabla > Tabla. convertir a rango.
Esto eliminará la tabla pero dejará todos los datos y el formato intactos. Excel también procesa fórmulas de tablas y cambia las referencias estructuradas a referencias de celdas normales.
Para obtener más información, consulte Cómo convertir una tabla de Excel al rango normal.
Cómo agregar o eliminar filas y columnas en una tabla
Como sabes, la forma más sencilla es Agregar una nueva fila o columna Para las tablas, puede ingresar cualquier valor en cualquier celda directamente debajo de la tabla, o puede ingresar cualquier valor en cualquier celda a la derecha de la tabla.
Si las filas están deshabilitadas, puede agregar una nueva fila seleccionando la celda en la parte inferior derecha de la tabla y presionando Tab (como en una tabla de Microsoft Word).
Insertar una nueva fila o columna dentro de la mesa, Pestaña > grupos Utilice las opciones. También puede hacer clic derecho en la celda arriba donde desea insertar la fila y luego hacer clic en Insertar > Fila superior de la tabla. Para insertar una nueva columna, haga clic en una columna de la tabla de la izquierda.
llegada borrar En una fila o columna, haga clic derecho en cualquier celda de la fila o columna que desee eliminar, borrarHaga clic para seleccionar una fila o columna en la tabla. O haga clic en la flecha a continuación. borrar pestañas En el grupo, seleccione la opción deseada.
Cómo cambiar el tamaño de una tabla de Excel
Para cambiar el tamaño de la tabla, incluir nuevas filas y columnas, o excluir filas y columnas existentes, arrastre el triángulo. Ajustar el tamaño del mango Arriba, abajo, derecha o izquierda de la esquina inferior derecha de la tabla:
Cómo seleccionar filas y columnas en una tabla
Normalmente selecciona datos de una tabla de Excel desde la forma habitual utilizando el ratón. Además, también puedes utilizar los siguientes consejos de selección con un solo clic:
Seleccionar columnas o filas en la tabla
Mueva el puntero del mouse a la parte superior del encabezado de la columna o al borde izquierdo de la fila de la tabla hasta que el puntero cambie a una flecha negra. Al hacer clic en la flecha una vez, se selecciona solo el rango de datos en la columna. Haga doble clic y la selección incluirá los encabezados de las columnas y la fila total, como se muestra en la siguiente captura de pantalla.
Sugerencia. Si se selecciona una columna o fila completa de la hoja de cálculo en lugar de una columna/fila de la tabla, mueva el puntero del mouse sobre borde Elimina el resaltado de una letra de columna o número de fila.
También puede utilizar el siguiente acceso directo:
- Seleccione uno cuadro pilarhaga clic en cualquier celda de la columna y presione Ctrl+Espacio una vez para seleccionar solo los datos de la columna, o dos veces para seleccionar la columna completa, incluido el encabezado y la fila total.
- Seleccione uno cuadro doblehaga clic en la primera celda de la fila y presione Ctrl+Shift+→.
seleccionar toda la tabla
Para seleccionar Área de datos de la tablahaga clic en la esquina superior izquierda de la tabla y el puntero del mouse cambiará a una flecha que apunta al sureste como se muestra en la imagen a continuación. Para seleccionar mesa enterahaga doble clic en la flecha, incluido el título de la tabla y la fila total.
Otra forma de seleccionar datos de una tabla es hacer clic en cualquier celda de la tabla y presionar CTRL+A. Presione CTRL+A dos veces para seleccionar toda la tabla, incluida la fila del encabezado y la fila de totales.
Inserte segmentaciones para filtrar visualmente los datos de la tabla
En Excel 2010, solo puede crear segmentaciones para informes de tabla dinámica. La nueva versión también le permite filtrar los datos de la tabla mediante segmentaciones.
Para agregar una segmentación de datos a una tabla de Excel, siga estos pasos:
- Pestaña > Navegue hasta el grupo y haga clic en . insertar una cortadora botón.
- En el cuadro de diálogo, marque la casilla de la columna para la que desea crear una segmentación de datos.
- Haga clic en Aceptar.
Como resultado, aparecerán una o más segmentaciones en su hoja de cálculo y podrá simplemente hacer clic en los elementos que desea mostrar en la tabla.
Pista. Para ver varios elementos, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona elementos.
Cómo nombrar una tabla en Excel
Cuando crea tablas en Excel, reciben nombres predeterminados como Tabla1, Tabla2, etc. En la mayoría de los casos, el nombre predeterminado está bien, pero a veces querrás darle a tu tabla un nombre más descriptivo, por ejemplo, para que las fórmulas de la tabla sean más fáciles de entender. Cambiar el tema del tablero es muy sencillo.
Para cambiar el nombre de una tabla de Excel:
- Seleccione cualquier celda de la tabla.
- pestañas grupos Ingrese el nuevo nombre. nombre de la tabla caja.
- Presione Entrar.
¡Todo aquí le pertenece!
Cómo eliminar duplicados de una tabla
Esta es otra gran característica de las hojas de cálculo de Excel que mucha gente ignora por completo. Para eliminar filas duplicadas en una tabla, siga estos pasos:
- Pestaña > Navegue hasta el grupo y haga clic en . Eliminar duplicados.
- En el cuadro de diálogo, seleccione las columnas que pueden contener duplicados.
- Haga clic en Aceptar.
¡terminación!
Pista. Si elimina accidentalmente los datos que desea conservar, haga clic en el botón Deshacer o presione Ctrl+Z para restaurar los registros eliminados.
Este tutorial es sólo una breve descripción general de las características principales de las tablas de Excel. Intentalo. Descubrirá nuevas formas de utilizar las tablas en su trabajo diario y descubrirá funciones nuevas e interesantes. Gracias por la lectura. Espero verte en el blog la próxima semana.